Vårdenhetshantering

Här är några rekommenderade punkter att tänka på när ni ska hantera konsultationsremisser i samband med att en vårdenhet stängs i TakeCare:

• Stänger remissinkorgen enligt önskemål från vårdgivaren, (gärna minst 2 veckor innan stängning)
• Viktigt att vårdgivaren har haft remisserna på ”bevakning” på så sätt kan de se vilka remisser de har ute.
• Lägga in en text i informationsrutan att verksamheten upphör, men hänvisning till annan vårdgivare om sådan finns.
• Uppmana att informera sina remittenter att verksamheten upphör.
• När förvaltare stänger enheten döper man enheten till Stängd men sätter inte stängdatum förrän 3-6 månader beroende på vad verksamheten önskar.
• Är det en privat vårdgivare som inte kommer ha åtkomst till e-tjänstekort behöver de se över om detta kan ordnas via annan nationell kortutgivare. (När EK stänger ner försvinner alla personposter och då kommer man inte in i TakeCare).
• Om verksamheten vet med sig att de får vidarebefordring av remisser till sin enhet, informerar de vårdgivare att de måste ta bort det nu när enheten stänger.
• Taka av för e-remisser till S:t Göran (rutin finns på Teams, FPO Vårdersättning och Patientadministration).

Aktivering av funktionen Manuell ankomstregistrering i Generella systemparametrar i TakeCare ska endast göras för de vårdenheter som inte använder kassafunktionen. Detta för att eliminera risken för fel eller utebliven ersättning.

Meddelandefunktionen är en funktion för att skicka meddelanden mellan användare i TakeCare. För att kunna använda funktionen krävs att vårdenheten är aktiverad för meddelanden. Genom byggande av meddelandegrupper går det att se vilka personer som är inloggade och det är enkelt att skicka meddelande till en eller flera personer samt till fördefinierade grupper. För vanlig e-postkonversation används befintligt epostsystem.

Riktlinje

• Meddelanden får inte innehålla uppgifter om patient som ska dokumenteras i patientjournalen.
• Meddelanden är inte att betrakta som journalhandlingar. De sparas inte och kan endast ses av avsändare och mottagare.
• Alla anställda med patientansvar inom vårdgivaren och som använder meddelande­funktionen är skyldiga att bevaka inkommande meddelanden i TakeCare.
• Administrering och underhåll av varje vårdenhets meddelandegrupper sker lokalt på respektive enhet av person(er) med TakeCare-behörighet för meddelandefunktionen.
• Meddelanden får inte vara av aggressiv karaktär utan de ska vara respektfulla och neutrala.

Exempel på användningsområden 

• Möjlighet finns att i meddelandet kunna skicka länk till en patientjournal. Då visas en gul banner, varning/påminnelse: ”Tänk på att meddelandet inte är en journalhandling”. En möjlighet att be en kollega om hjälp att bedöma en patient.
• Ersätter lappar och liknande skriftliga meddelanden.
• Påminnelser mellan användare för till exempel möten, besök, signering etc.

När en vårdenhet stängs i TakeCare finns en fastställd rutin som ska följas. En checklista har tagits fram för att säkerställa att rutinen efterlevs, och denna ska skickas in som en bekräftelse. Du kan ladda ner checklistan nedan.

• En vårdenhet tillhör en vårdgivare och beskrivs som den mottagning där den faktiska vården bedrivs.
• Begreppet vårdenhet definieras inte i patientdatalagen men förekommer i regler gällande exempelvis spärrar för vårdgivare och elektronisk åtkomst i journalsystem.
• Ett besök hos en vårdgivare ska alltid registreras i vårdgivarens egen kassa. (organisationsnummer samt företagskod = kund kod är alltid unikt för varje enskild vårdgivare).
• Olika vårdgivares verksamheter ska hållas isär och får inte sammanblandas.